Inkomsten versus informatieverrijking: het echte kapitaal

Er gaan steeds vaker stemmen op om bepaalde diensten die archiefinstellingen leveren niet meer gratis te laten zijn.

Het gaat daarbij met name om het aanbieden van digitale beelden van b.v. akten van de burgerlijke stand. De redenatie is vaak dat het niet de plicht is van archiefinstellingen om die scans gratis en voor niets bij de gebruikers thuis te bezorgen. Daar komt dan nog bij dat de inkomsten die hierdoor binnen komen gebruikt kunnen worden om het aantal digitale beelden uit te breiden.

Klinkt als een plausibel verhaal.

Ik erken dat het financieren om bronnen te digitaliseren niet eenvoudig is. Het vereist de nodige inzet om voldoende gelden te vinden of los te krijgen. Om onze service blijvend te verbeteren is een toename van digitale bronnen noodzakelijk. Dat vergroot de beschikbaarheid van bronnen voor onderzoekers en zij kunnen uitgebreide bronnenonderzoeken thuis doen, op tijdstippen dat het gelegen komt. De onderzoeker heeft geen last meer van beperkte openingstijden, reistijden en ander ongemak dat niet bijdraagt tot een goed en volledig onderzoek.

Desalniettemin is het niet goed om geld te vragen voor het raadpegen van deze digitale rijkdom.
Voor archiefinstellingen is het namelijk van belang dat het bronnenmateriaal beter ontsloten (toegankelijk) wordt. De archiefinstellingen beschikken daarvoor in de meeste gevallen niet over voldoende personeel om dat op grote schaal aan te pakken.

Om bronmateriaal beter toegankelijk te maken, of dat nou in de vorm van taggen, naamindexen of regesten is, kunnen we de gebruikers van dat bronmateriaal inzetten. De meeste archiefinstellingen zijn al jarenlang afhankelijk van behoorlijke groepen vrijwilligers die b.v. de akten van de burgerlijke stand in databases beter toegankelijk maken. Dagelijks maken duizenden mensen gebruik van deze naamindexen.

Als archiefinstelling zijn we er bij gebaat dat de gebruikers van onze digitale bronnen meehelpen om die bronnen beter toegankelijk te maken. Dat zal dan ook een belangrijke taak worden voor de medewerkers van archiefdiensten: "verleid" de gebruiker om zijn kennis in te zetten bij het beter ontsluiten van je archiefcollecties.
Voor ons is de uitdaging om systemen te ontwerpen waarbij de gebruiker meerwaarde heeft door dat te doen.
- Geef een overzicht wat de onderzoeker al gezien heeft, welke bronnen, welke akten, welke foto's.
- Maak het mogelijk om in je databases records te verbinden door middel van links. B.v. de geboorteakten van een persoon verbinden met zijn huwelijksakte(n) en overlijdensakten, de geboorteakten van zijn kinderen, de vergunningaanvraag voor de bouw van zijn huis, foto's van dat pand, het gezin, de personen, de werkplek, de bekeuring, de vermelding in de krant.

Door deze context toe te voegen aan bronnen verrijken we onze archiefcollecties. Door onze services nog verder (gratis) uit te breiden kunnen we dergelijke gebruikers/onderzoekers voor langere tijd binden aan de archiefinstelling.

Bovendien moeten we als archivarissen erkennen dat menig onderzoeker meer kennis heeft over de inhoud van bepaalde bronnen dan wij ooit zullen hebben. Het is bijna een plicht om die kennis op de een of andere manier te mobiliseren, vast te leggen.
Geld vragen aan mensen die we hard nodig hebben om onze goudmijn aan informatie beter , in context en uitgebreider toegankelijk te maken is niet slim. We moeten faciliteiten bieden die hen verleiden om de informatie in onze databases te verrijken waardoor anderen daar weer dankbaar op verder kunnen borduren.

Bijkomend voordeel: het vastleggen van kennis over bronnen, archiefcollecties en wat dies meer zij, die nu in de hoofden van medewerkers zit. Kennis die ze in de uitoefening van hun werk hebben opgedaan en die telkens weer verloren gaat als dergelijke medewerkers om wat voor reden dan ook de dienst verlaten. Dat is een probleem waar elke archiefdienst (elke organisatie whatsoever) mee te maken heeft.

Het verrijken van de kennis over onze archieven en collecties, stukken met elkaar in verband brengen, context geven aan informatie, dat is het kapitaal dat we als archiefinstellingen door het digitaliseren van bronnen opbouwen.