Chatten met twee archieven tegelijk

Chatvenster op de site van het BHIC

Digitale dienstverlening in de praktijk

Het kon al veel langer: chatten met het archief in de avonduren. Medewerkers van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) en Regionaal Archief Tilburg beantwoorden vragen in de avonduren, na sluitingstijd van het archief. De archiefonderzoeker stelt via een chatvenster op de website van een specifiek archief zijn of haar vragen en krijgt meteen antwoord. BHIC en Regionaal Archief Tilburg slaan de handen ineen. Via de chat kunnen vragen uit beide werkgebieden gesteld worden op één punt. Dit is unieke service in Nederland.

Naast een bezoek aan de studiezaal, een e-mail versturen of een telefoontje plegen, kan sinds enkele jaren al met beide archieven gechat worden. Het BHIC had hiervoor in 2010 de primeur, Regionaal Archief Tilburg volgde in 2011 met een chatfunctie. Het kan gezien worden als rechtstreeks praten met een archiefmedewerker via de websites. Op werkdagen tussen 19.00 en 22.00 is een medewerker beschikbaar om alle vragen te beantwoorden. Bij het BHIC is de chat ook overdag online.

Nou hebben deze twee archieven verschillende werkgebieden. Regionaal Archief Tilburg beheert de archieven van twaalf gemeenten, BHIC van zeventien gemeenten, twee waterschappen en het provinciaal archief van Brabant. Afhankelijk van het werkgebied moest een onderzoeker op de juiste website de vraag stellen.

Vanaf mei 2014 is er één chatmogelijkheid voor beide werkgebieden. Door de bundeling van krachten heeft het stellen van een vraag dus een veel groter bereik gekregen. Medewerkers van het BHIC en van Regionaal Archief Tilburg zijn getraind om elkaars vragen te beantwoorden, in elkaars collecties te kijken en waar nodig mensen door te verwijzen.


De chatters vanuit Regionaal Archief Tilburg zijn Ans, Jaël, Karin en Luud:





Beide archieven hebben al jaren ervaring opgebouwd in het chatten met websitebezoekers. Veel van de vragen die gesteld worden gaan over genealogie, foto's uit de collectie, uitleg over de website of de aanwezigheid van bepaalde archiefstukken. In de dienstverlening die een archief biedt is chatten één van de vele manieren. Een voordeel van chatten is dat het ’s avonds kan. Veel archiefonderzoekers zitten ’s avonds online gegevens te verzamelen en kunnen vastlopen in hun onderzoek. Meteen een vraag stellen en antwoord krijgen is een snelle en efficiënte vorm van dienstverlening die door de gebruikers op prijs wordt gesteld.

Een tevredenheidsonderzoek onder bezoekers uit 2013 maakte voor beide archieven al duidelijk dat hoog wordt gescoord op tevredenheid over de dienstverlening. Met de gezamenlijke chat hopen het BHIC en Regionaal Archief Tilburg deze waardering vast te houden of mogelijk te verhogen.