Er gaan steeds vaker stemmen op om bepaalde diensten die archiefinstellingen leveren niet meer gratis te laten zijn.Het gaat daarbij met name om het aanbieden van digitale beelden van b.v. akten van de burgerlijke stand. De redenatie is vaak dat het niet de plicht is van archiefinstellingen om die scans gratis en voor niets bij de gebruikers thuis te bezorgen. Daar komt dan nog bij dat de inkomsten die hierdoor binnen komen gebruikt kunnen worden om het aantal digitale beelden uit te breiden.
Klinkt als een plausibel verhaal.
Ik erken dat het financieren om bronnen te digitaliseren niet eenvoudig is. Het vereist de nodige inzet om voldoende gelden te vinden of los te krijgen. Om onze service blijvend te verbeteren is een toename van digitale bronnen noodzakelijk. Dat vergroot de beschikbaarheid van bronnen voor onderzoekers en zij kunnen uitgebreide bronnenonderzoeken thuis doen, op tijdstippen dat het gelegen komt. De onderzoeker heeft geen last meer van beperkte openingstijden, reistijden en ander ongemak dat niet bijdraagt tot een goed en volledig onderzoek.
Desalniettemin is het niet goed om geld te vragen voor het raadpegen van deze digitale rijkdom.
Voor archiefinstellingen is het namelijk van belang dat het bronnenmateriaal beter ontsloten (toegankelijk) wordt. De archiefinstellingen beschikken daarvoor in de meeste gevallen niet over voldoende personeel om dat op grote schaal aan te pakken.
Om bronmateriaal beter toegankelijk te maken, of dat nou in de vorm van taggen, naamindexen of regesten is, kunnen we de gebruikers van dat bronmateriaal inzetten. De meeste archiefinstellingen zijn al jarenlang afhankelijk van behoorlijke groepen vrijwilligers die b.v. de akten van de burgerlijke stand in databases beter toegankelijk maken. Dagelijks maken duizenden mensen gebruik van deze naamindexen.
Als archiefinstelling zijn we er bij gebaat dat de gebruikers van onze digitale bronnen meehelpen om die bronnen beter toegankelijk te maken. Dat zal dan ook een belangrijke taak worden voor de medewerkers van archiefdiensten: "verleid" de gebruiker om zijn kennis in te zetten bij het beter ontsluiten van je archiefcollecties.
Voor ons is de uitdaging om systemen te ontwerpen waarbij de gebruiker meerwaarde heeft door dat te doen.
- Geef een overzicht wat de onderzoeker al gezien heeft, welke bronnen, welke akten, welke foto's.
- Maak het mogelijk om in je databases records te verbinden door middel van links. B.v. de geboorteakten van een persoon verbinden met zijn huwelijksakte(n) en overlijdensakten, de geboorteakten van zijn kinderen, de vergunningaanvraag voor de bouw van zijn huis, foto's van dat pand, het gezin, de personen, de werkplek, de bekeuring, de vermelding in de krant.
Door deze context toe te voegen aan bronnen verrijken we onze archiefcollecties. Door onze services nog verder (gratis) uit te breiden kunnen we dergelijke gebruikers/onderzoekers voor langere tijd binden aan de archiefinstelling.
Bovendien moeten we als archivarissen erkennen dat menig onderzoeker meer kennis heeft over de inhoud van bepaalde bronnen dan wij ooit zullen hebben. Het is bijna een plicht om die kennis op de een of andere manier te mobiliseren, vast te leggen.
Geld vragen aan mensen die we hard nodig hebben om onze goudmijn aan informatie beter , in context en uitgebreider toegankelijk te maken is niet slim. We moeten faciliteiten bieden die hen verleiden om de informatie in onze databases te verrijken waardoor anderen daar weer dankbaar op verder kunnen borduren.
Bijkomend voordeel: het vastleggen van kennis over bronnen, archiefcollecties en wat dies meer zij, die nu in de hoofden van medewerkers zit. Kennis die ze in de uitoefening van hun werk hebben opgedaan en die telkens weer verloren gaat als dergelijke medewerkers om wat voor reden dan ook de dienst verlaten. Dat is een probleem waar elke archiefdienst (elke organisatie whatsoever) mee te maken heeft.
Het verrijken van de kennis over onze archieven en collecties, stukken met elkaar in verband brengen, context geven aan informatie, dat is het kapitaal dat we als archiefinstellingen door het digitaliseren van bronnen opbouwen.
3 opmerkingen:
In het Archievenblad van juli komt een artikel van mij 'Archivaris in een wereld van markt en strijd' (gebaseerd op lezing die ik 29 mei op archiefcongres in Luxemburg heb gehouden). De strekking is: we krijgen subsidie voor digitalisering, maar niet voor de als gevolg van digitalisering stijgende structurele lasten (hosting, onderhoud website, meer publieksvraag etc.). Naar mijn idee zullen we dus iets moeten verdienen, bijv. door middel van een goed ingerichte webwinkel.
Rene Spork
Dat ligt ook aan onszelf dat we geen middelen reserveren of verwerven die de hosting dekken. Lijkt me normaal dat je daar geen subsidie voor krijgt. Maar de gemeente(n) waar je voor werkt, die moet(en) die verantwoordelijkheid toch nemen. En het zijn geen kapitalen waar we over praten.
Ik ben benieuwd naar je artikel!
Ik denk dat de opbrengsten van dit soort archiefwinkeltjes niet echt nieuwe digitaliseringsprojecten kunnen bekostigen. Die zijn gewoonweg te duur, maar alle beetjes helpen.
In ieder geval laat het klanten wel heel concreet zien dat ze gebruikmaken van diensten, die nu eenmaal niet zomaar voor niks gerealiseerd kunnen worden. Het (waarschijnlijk) kleine bedrag dat voor een scan wordt neergeteld, heeft in zo'n geval dan ook een soort signaalfunctie richting de klant.
In z'n algemeen moeten archiefdiensten steeds vaker creatief zijn in het zoeken naar financiering. Daar hoort dit ook bij. Een kopietje op studiezaal kost ook geld. Alleen de zon gaat voor niks op, iedere waar is naar z'n prijs enzovoort.
Maar inderdaad, we moeten niet het kind met het badwater weggooien. Je zou dus naar een win-winsituatie moeten zoeken.
Wat als je mensen, die regelmatig onze online informatie verrijken, voordeeltjes zou geven? Bijvoorbeeld een jaarabonnement op onze genealogische database of een x aantal 'credits' om scans op te kunnen vragen?
Zo weten actieve participanten zich verzekerd van blijvende gratis dienstverlening en - wie weet - zet het nu nog inactievelingen wel aan tot het eveneens toevoegen van informatie, met als lokkertje gratis scans. In een gunstig geval verdienen we geen cent! :-)
Een reactie posten