Verstoorde informatievoorziening

Zijn Amerikanen dom? Je denkt het wel eens. Maar gisteren zag ik onderstaand filmpje op Youtube en dat maakt op schokkende wijze duidelijk hoe de nieuwsvoorziening in de Verenigde Staten de afgelopen jaren op een dramatische manier is verslechterd. Puur om economische redenen wel te verstaan. Reporters stationeren in het buitenland is een te dure affaire. Dat is een groot nadeel van commerciële nieuwsvoorziening: het gaat in eerste instantie om het geld en dan pas om de inhoud van het nieuws. We zien het in ons eigen land op de commerciële zenders ook gebeuren: b.v. Hart van Nederland.

Als informatieprofessional lees ik in doorkijkjes als hieronder ook, hoe belangrijk het is om vooral niet alleen aandacht te besteden aan wat mensen graag willen...
Laten we als archieven niet in die valkuil vallen.

Inkomsten versus informatieverrijking: het echte kapitaal

Er gaan steeds vaker stemmen op om bepaalde diensten die archiefinstellingen leveren niet meer gratis te laten zijn.

Het gaat daarbij met name om het aanbieden van digitale beelden van b.v. akten van de burgerlijke stand. De redenatie is vaak dat het niet de plicht is van archiefinstellingen om die scans gratis en voor niets bij de gebruikers thuis te bezorgen. Daar komt dan nog bij dat de inkomsten die hierdoor binnen komen gebruikt kunnen worden om het aantal digitale beelden uit te breiden.

Klinkt als een plausibel verhaal.

Ik erken dat het financieren om bronnen te digitaliseren niet eenvoudig is. Het vereist de nodige inzet om voldoende gelden te vinden of los te krijgen. Om onze service blijvend te verbeteren is een toename van digitale bronnen noodzakelijk. Dat vergroot de beschikbaarheid van bronnen voor onderzoekers en zij kunnen uitgebreide bronnenonderzoeken thuis doen, op tijdstippen dat het gelegen komt. De onderzoeker heeft geen last meer van beperkte openingstijden, reistijden en ander ongemak dat niet bijdraagt tot een goed en volledig onderzoek.

Desalniettemin is het niet goed om geld te vragen voor het raadpegen van deze digitale rijkdom.
Voor archiefinstellingen is het namelijk van belang dat het bronnenmateriaal beter ontsloten (toegankelijk) wordt. De archiefinstellingen beschikken daarvoor in de meeste gevallen niet over voldoende personeel om dat op grote schaal aan te pakken.

Om bronmateriaal beter toegankelijk te maken, of dat nou in de vorm van taggen, naamindexen of regesten is, kunnen we de gebruikers van dat bronmateriaal inzetten. De meeste archiefinstellingen zijn al jarenlang afhankelijk van behoorlijke groepen vrijwilligers die b.v. de akten van de burgerlijke stand in databases beter toegankelijk maken. Dagelijks maken duizenden mensen gebruik van deze naamindexen.

Als archiefinstelling zijn we er bij gebaat dat de gebruikers van onze digitale bronnen meehelpen om die bronnen beter toegankelijk te maken. Dat zal dan ook een belangrijke taak worden voor de medewerkers van archiefdiensten: "verleid" de gebruiker om zijn kennis in te zetten bij het beter ontsluiten van je archiefcollecties.
Voor ons is de uitdaging om systemen te ontwerpen waarbij de gebruiker meerwaarde heeft door dat te doen.
- Geef een overzicht wat de onderzoeker al gezien heeft, welke bronnen, welke akten, welke foto's.
- Maak het mogelijk om in je databases records te verbinden door middel van links. B.v. de geboorteakten van een persoon verbinden met zijn huwelijksakte(n) en overlijdensakten, de geboorteakten van zijn kinderen, de vergunningaanvraag voor de bouw van zijn huis, foto's van dat pand, het gezin, de personen, de werkplek, de bekeuring, de vermelding in de krant.

Door deze context toe te voegen aan bronnen verrijken we onze archiefcollecties. Door onze services nog verder (gratis) uit te breiden kunnen we dergelijke gebruikers/onderzoekers voor langere tijd binden aan de archiefinstelling.

Bovendien moeten we als archivarissen erkennen dat menig onderzoeker meer kennis heeft over de inhoud van bepaalde bronnen dan wij ooit zullen hebben. Het is bijna een plicht om die kennis op de een of andere manier te mobiliseren, vast te leggen.
Geld vragen aan mensen die we hard nodig hebben om onze goudmijn aan informatie beter , in context en uitgebreider toegankelijk te maken is niet slim. We moeten faciliteiten bieden die hen verleiden om de informatie in onze databases te verrijken waardoor anderen daar weer dankbaar op verder kunnen borduren.

Bijkomend voordeel: het vastleggen van kennis over bronnen, archiefcollecties en wat dies meer zij, die nu in de hoofden van medewerkers zit. Kennis die ze in de uitoefening van hun werk hebben opgedaan en die telkens weer verloren gaat als dergelijke medewerkers om wat voor reden dan ook de dienst verlaten. Dat is een probleem waar elke archiefdienst (elke organisatie whatsoever) mee te maken heeft.

Het verrijken van de kennis over onze archieven en collecties, stukken met elkaar in verband brengen, context geven aan informatie, dat is het kapitaal dat we als archiefinstellingen door het digitaliseren van bronnen opbouwen.

Het Archief als (digitale) kijkdoos

Afgelopen dinsdag en woensdag (3 en 4 juni) was er het Symposium "In Perspectief" van KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland). Plaats delict: Het Utrechts Archief (HUA).
Ik wil het nu niet over de inhoud van het symposium hebben, maar wel over de plaats van handeling. Het Utrechts Archief is bezig met de inrichting van een publiekslokatie in de binnenstad van Utrecht aan de Hamburgerstraat. De oude lokatie van het voormalige Rijksarchief en Gemeentearchief (al weer enige tijd geleden met de nodige moeite gefuseerd tot HUA) blijft in gebruik als depot en studiezaal voor originele archiefstukken. Ik wil het ook niet hebben over de onpraktische fysieke afstand tussen "studiezaal kopiën" en "studiezaal originelen".

Spectaculair onderdeel van het symposium was een rondleiding in het gerenoveerde gerechtsgebouw waar HUA zijn etalage heeft. Het complex is gebouwd op de resten van de middeleeuwse Paulusabdij en in die resten, die nog redelijk ongerept aanwezig zijn, is een bezienswaardige educatieve tour uitgezet. De ambiance straalt historie uit, de ruwe stenen, ongelijk en tegelijk robuust, gecombineerd met de nieuwste snufjes uit de technologie.

Insteek: het verleiden van de bezoeker om op zoek te gaan naar zijn of haar verleden in HUA. Op de begane grond is dat gedaan door de bezoeker op vernuftige (digitale) wijze deel te laten uitmaken van presentaties in een ruimte die de huiselijkheid van hier, de Arabische wereld en een treincoupé verbeeldt. Het was nog niet af, maar we kregen er een goede indruk van.

Een verdieping lager begon wat mij betreft het echte spektakel. In de gewelven van de Paulusabdij waren diverse ruimtes ingericht met vitrines voor de welbekende "topstukken" die met behulp van "talking heads" meer inhoud krijgen. Een aantal schermen verderop bieden de mogelijkheid om met dezelfde "talking heads" verschillende gebeurtenissen uit de geschiedenis van Utrecht (stad en provincie) te bekijken /bestuderen, gelardeerd met beelden van orginele stukken of objecten en ondersteuning met teksten. Het zag er prachtig uit, niet alleen de consoles, maar ook de presentatie via de schermen, de interface, de beelden etc.

De volgende ruimte was zo mogelijk nog spectaculairder. Hele grote touchscreens, in een ruimte met wanden waarin archiefdozen, banden e.d. het idee van een depot of een studiezaal gaven, boden de bezoeker de mogelijkheid om in enkele digitale mogelijkheden te grasduinen en persoonlijke dossiers te maken die later geprint konden worden. Heel indrukwekkend, en opnieuw werkte het al en goed!

Daarna volgde nog een ruimte waarin een film te zien was. Het idee erachter: de provincie bekijken vanaf het water. In de huidige versie voer de boot op de Vecht en op gezette plaatsen kon je door middel van een knop "uitstappen" en kennis nemen via dezelfde interface van Bella van Zuylen en haar woning, interieur, archiefstukken afbeeldingen e.d. Leuk bedacht.

Niks mis mee op het eerste gezicht.

Toch ben ik huiverig voor dit soort ontwikkelingen. Het Stadsarchief Amsterdam heeft al eerder gekozen om deels als een (digitale) kijkdoos door het leven te gaan.
Dat trekt bezoekers, je spreekt veel mensen aan op een manier die ze prettig, herkenbaar vinden. Allemaal waar.

Maar.

Mocht je door de presentatie en rondleiding bij HUA in de verleiding zijn gebracht om een onderzoek te starten, dan wacht je een hele grote deceptie. De vele 100.000den euro's die zijn gestoken in de "verleiding", zijn vanzelfsprekend niet besteed aan "het onderzoek".
Eenmaal aangekomen in de studiezaal aan de Hamburgerstraat word je teruggeworpen op een (ik moet het helaas zeggen) sfeerloze ruimte met readers, tafels, stoelen, beeldschermen, boekenkasten, microfiches (in zwart-wit) enzovoort. De bling-bling van de "verleiding" is er in geen velden of wegen te bekennen.

Ik ben benieuwd of dat tot een (sterke) groei van onderzoekers gaat leiden.

Voor mij is en blijft een archief een plaats waar je onderzoek doet. En dat onderzoek kost in de meeste gevallen tijd. Dat onderzoek is in de meeste gevallen niet of nauwelijks geautomatiseerd, gedigitaliseerd of anderzins userfriendly ingericht.
Maar het is wel spannend, intrigerend, fascinerend. Uit (een overvloed aan) informatie het antwoord op je vraag destilleren. Archiefstukken lezen die misschien alleen door de opsteller er van, een archivaris en jij als onderzoeker zijn gezien.
Dat is aanmerkelijk meer beleving dan de 100.000ste bezoeker te zijn van de presentatie van een topstuk.

Ik weet dat door mijn benadering de studiezalen van archieven niet vol gaan lopen. Is dat erg? Is het erg om iets bijzonders te bieden in plaats van weer een megahit?
Zijn er niet veel mensen op zoek naar dat bijzondere in plaats van het massale?

Laten we als archieven bijzonder blijven. Niet om elitair te zijn, niet om onderscheid naar personen, status of ras te maken, niet om mensen buiten de deur te houden. Maar om het bijzondere van een archiefbezoek te "verkopen".

Archiefbezoekers zijn producenten en geen consumenten.