Het Notarieel Archief van Tilburg staat online

Na ruim twee jaar voorbereiden, digitaliseren en publiceren staat sinds juni 2013 het complete Notarieel Archief Tilburg van ruim 54 meter online. Dat betekent 260.000 scans verdeeld over 914 dossiers.

Begin 2011 vonden de eerste voorbereidingen plaats, waarbij het gehele archief nagekeken werd op materiële staat en toegankelijkheid. Want dat zijn de voorwaarden van Regionaal Archief Tilburg voordat er überhaupt gedigitaliseerd mag worden. Zo moesten de omslagen en archiefdozen zuurvrij van aard zijn om het behoud van het materiaal te waarborgen en daarnaast werd er ook gecontroleerd op touwtjes, nietjes, plastic, etc.

Volgende stappen waren het beschrijven van de bijlagen, controle op de volgorde van de aktes, op gesloten testamenten en of de tekst niet te dicht bij de rug van een boek zat. Als dat laatste het geval was, moesten we de band van het boek laten losmaken door het restauratieatelier (De Tiendschuur), zodat er optimaal gedigitaliseerd kon worden. Door alles wat we tegenkwamen moesten we tenslotte ook de inventaris bijwerken.

Kortom, er komt heel wat bij kijken voordat we over kunnen gaan tot het daadwerkelijke digitaliseren. Daarvoor speciale dank aan onze vrijwilligers, de inventarisator en behoudsmedewerker, want zonder hen was het niet gelukt om het allemaal scanklaar te maken.

Alles gebeurde in fases. Dus zodra er een gedeelte van het archief scanklaar was, kon het digitaliseringsbedrijf (Picturae) het ophalen om het te digitaliseren. In totaal ging het om 8 zendingen gedurende twee jaar, met als resultaat voor elke zending een harde schijf vol scans.

Maar dan staan de digitale beelden nog niet op de website. Daarvoor dienen de digitale beelden geupload te worden in het systeem waarin we onze digitale beelden opslaan. Vervolgens worden ze daar gekoppeld en dan staan de beelden op de website. Ook dit gebeurde in fases. Dit allemaal werd uitgevoerd door onze eigen digitaliseringsmedewerker.

Dit alles is een grote stap voor dit notariële archief, dat eerst alleen via het Onderzoekerscentrum van Regionaal Archief Tilburg was in te zien m.b.v. microfiches. Nu komt het via de website de huiskamers binnen waardoor onderzoek nu ook vanuit thuis kan plaatsvinden. Al eerder stond het notariële archief van Berkel-Enschot en Gilze en Rijen online. Op dit moment zijn we bezig met het digitaliseren van notarieel archief Dongen waarvan een gedeelte al op onze website is te bekijken. In de loop van dit jaar volgt het andere gedeelte, waardoor het compleet wordt. Neem eens een kijkje in de digitale wereld van de notariële archieven.

Tekst en foto's: Jeroen van Nispen en Mark van Hogeloon