Het Notarieel Archief van Tilburg staat online

Na ruim twee jaar voorbereiden, digitaliseren en publiceren staat sinds juni 2013 het complete Notarieel Archief Tilburg van ruim 54 meter online. Dat betekent 260.000 scans verdeeld over 914 dossiers.

Begin 2011 vonden de eerste voorbereidingen plaats, waarbij het gehele archief nagekeken werd op materiële staat en toegankelijkheid. Want dat zijn de voorwaarden van Regionaal Archief Tilburg voordat er überhaupt gedigitaliseerd mag worden. Zo moesten de omslagen en archiefdozen zuurvrij van aard zijn om het behoud van het materiaal te waarborgen en daarnaast werd er ook gecontroleerd op touwtjes, nietjes, plastic, etc.

Volgende stappen waren het beschrijven van de bijlagen, controle op de volgorde van de aktes, op gesloten testamenten en of de tekst niet te dicht bij de rug van een boek zat. Als dat laatste het geval was, moesten we de band van het boek laten losmaken door het restauratieatelier (De Tiendschuur), zodat er optimaal gedigitaliseerd kon worden. Door alles wat we tegenkwamen moesten we tenslotte ook de inventaris bijwerken.

Kortom, er komt heel wat bij kijken voordat we over kunnen gaan tot het daadwerkelijke digitaliseren. Daarvoor speciale dank aan onze vrijwilligers, de inventarisator en behoudsmedewerker, want zonder hen was het niet gelukt om het allemaal scanklaar te maken.

Alles gebeurde in fases. Dus zodra er een gedeelte van het archief scanklaar was, kon het digitaliseringsbedrijf (Picturae) het ophalen om het te digitaliseren. In totaal ging het om 8 zendingen gedurende twee jaar, met als resultaat voor elke zending een harde schijf vol scans.

Maar dan staan de digitale beelden nog niet op de website. Daarvoor dienen de digitale beelden geupload te worden in het systeem waarin we onze digitale beelden opslaan. Vervolgens worden ze daar gekoppeld en dan staan de beelden op de website. Ook dit gebeurde in fases. Dit allemaal werd uitgevoerd door onze eigen digitaliseringsmedewerker.

Dit alles is een grote stap voor dit notariële archief, dat eerst alleen via het Onderzoekerscentrum van Regionaal Archief Tilburg was in te zien m.b.v. microfiches. Nu komt het via de website de huiskamers binnen waardoor onderzoek nu ook vanuit thuis kan plaatsvinden. Al eerder stond het notariële archief van Berkel-Enschot en Gilze en Rijen online. Op dit moment zijn we bezig met het digitaliseren van notarieel archief Dongen waarvan een gedeelte al op onze website is te bekijken. In de loop van dit jaar volgt het andere gedeelte, waardoor het compleet wordt. Neem eens een kijkje in de digitale wereld van de notariële archieven.

Tekst en foto's: Jeroen van Nispen en Mark van Hogeloon

De ene notaris is de andere niet

De logische manier van nummering van notariële akten is dat de akten per jaar worden genummerd en dat er dus aan het begin van ieder jaar met aktenummer 1 wordt begonnen.

Daar hebben sommige notarissen anders over gedacht. Enkele notarissen hebben de door hen verleden akten doorlopend genummerd. Dat is bijvoorbeeld het geval bij notaris F.J. Hartong van Ark te Raamsdonk (notaris van 1918-1935), notaris P.A.M. LeMaire te Gilze (notaris van 1906-1915) en notaris A.E.A. Goltstein van Herkenburg te Oosterhout (notaris van 1858-1893). Je vraagt je af wat voor andere mogelijkheden er zijn voor aktenummering. Dat blijken er twee te zijn. Sommige notarissen beginnen om de paar jaar met aktenummer 1.

Notaris J.I.H. Hoeben te Terheijden (notaris van 1850-1857) begint in de jaren 1850, 1851 en 1852 ieder jaar met aktenummer 1, de akten uit 1853 en 1854 sluiten qua nummering echter aan op die van 1852 en van 1855-1857 begint hij ieder jaar weer met akte 1. Notaris C. Bolsius te Oisterwijk (notaris van 1808-1833) houdt er een vergelijkbaar systeem van aktenummering op na.  Hij begint in 1811 met aktenummer 1, nummert de akten doorlopend tot en met 1814, begint in de jaren 1815-1819 telkens met aktenummer 1 en de nummering van de akten uit 1820 sluit aan op die van 1819. In 1821 begint hij weer met aktenummer 1 en nummert de akten doorlopend tot en met 1824. In 1825 begint hij wederom met aktenummer 1 en de akten uit 1826-1833 worden vervolgens doorlopend genummerd.

De kroon qua onlogische aktenummering spant notaris Adriaan Jacob van Alphen te Dongen (notaris van 1814-1835).

Hij begint zoals verwacht met aktenummer 1 in 1814. Er wordt een doorlopende nummering door hem gebruikt tot ergens in 1818. De akte van 3 februari 1818 is genummerd 164, de daaropvolgende akte van 25 februari 1818 is genummerd 1! Wat zou daar de reden van kunnen zijn?

Je denkt dan dat de notaris pas in februari 1818 in de gaten kreeg dat er een nieuw jaar was begonnen en dus ijlings met aktenummer 1 is begonnen.

Vreemd is dan wel dat in latere jaren de invoer van aktenummer 1 telkens op andere tijdstippen plaatsheeft , in 1823 op 16 april, in 1825 op 6 oktober, in 1827 op 15 september, in 1830 op 9 januari , in 1832 op 14 september en in 1834 op 20 maart.

Of daar een mij niet bekende logica achter steekt, vermeldt de historie helaas niet.