Regiobijeenkomst in het archief

Op donderdag 12 maart 2015 kwamen medewerkers van de twaalf gemeenten uit ons werkgebied naar het archief om met elkaar kennis te delen. Zo houden we elkaar op de hoogte, kunnen we ervaringen uitwisselen, meningen horen en beter op elkaar ingespeeld raken en ons werk op elkaar afstemmen.

In de verhoudingen tussen de gemeenten als klant en het archief als leverancier hebben we de wens zakelijk en klantgericht te opereren en waar mogelijk nauw samen te werken. Daarin kijken we naar nieuwe vormen van dienstverlening zoals:
Adviesrol van het archief
Projectleiding voor nieuwe ontwikkelingen
Digitalisering van collecties
Realisering van een E-depot
Ontwikkelen van een applicatie voor bouwvergunningen.

Over dit soort onderwerpen is het heel prettig kennis te delen met onze klanten: de gemeenten. Door diverse sprekers (ook vanuit die gemeenten) werd gesproken over TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden), selectielijsten, trendanalyses, berichtenbox voor burgers.

Bonte Avond met de Heemkundekring Tilborch

Jan van de Laar aan het woord

Eerder dit jaar ontvingen we een prachtige collectie van de Fokcentrale. Dat kwam binnen via de Heemkundekring Tilborch. Bij de overhandiging ontstond het idee om eens een avond te plannen om over elkaars werk te vertellen. Gisterenavond was het zover, donderdag 13 juni kwamen 23 leden van de Heemkundigekring naar Regionaal Archief Tilburg voor een 'Bonte Avond'.

Ad. van Eijck geeft uitleg

De sfeer was goed, de reeks van vijf korte presentaties was heel interactief, er werd gelachen, vele vragen werden beantwoord (maar één vraag bleef onbeantwoord: waar komt het woord charter vandaan? Iemand die het antwoord weet?) en op deze manier was er een soort 'kijkje in de keuken' bij een aantal projecten. Eén daarvan is gedaan in heel nauwe samenwerking van een groep van de Heemkundekring met het archief: de Bredaseweg in de TilburgWiki. Ad van Eijck en Jan van de Laar gaven een presentatie hoe zij te werk zijn gegaan om alle panden van de Bredaseweg met kadastergegevens in de TilburgWiki te beschrijven.

Yvonne Welings vertelt over Schmidlin

Astrid de Beer vertelde over de charterbank en liet met veel illustraties zien hoe charters geconserveerd, gerestaureerd, beschreven, gedigitaliseerd en getranscribeerd worden. Eén van de deelnemers aan de charterbank was er deze avond bij en had de tip van de avond: lees de charterteksten voor en na transcriptie hardop, anders zijn ze moeilijk te begrijpen. "Het is net als bij de tekst van een prent van Cees Robben, die moet je ook hardop voorlezen, anders snap je er niets van!"

Yvonne Welings vertelde over het fotoboek van Schmidlin en over het oudste charter van Tilburg dat we onlangs van het Bisdom in Den Bosch ontvingen. Jojanneke van Zandwijk demonstreerde Tilburg op de Kaart.

V.l.n.r. Astrid de Beer, Yvonne Welings,

 Jojanneke van Zandwijk en Ad. van Eijck

Met weer veel stof tot nadenken en nieuwe inspiratie sloten we de avond af. Dank aan de organisatoren en sprekers van de Heemkundekring Tilborch en van het archief!

Japans bezoek aan het archief

Afgelopen week was een delegatie uit de Japanse zusterstad Minamiashigara op bezoek in Tilburg. Thema van het bezoek was 'vrijwilligerswerk' en bijzondere interesse was er voor het schoonmaken, conserveren en digitaliseren van foto´s. Na de tsunami die Japan in 2011 trof, worden nu uit de vele puinhopen persoonlijke spullen gevonden. Net in deze week spoelden een voetbal en een volleybal uit het rampgbied aan in Alaska en Canada! Maar ook worden foto´s en fotoalbums met waterschade gevonden. Vrijwilligers uit Japan proberen de beschadigde foto´s schoon te maken en wie weet kan de oorspronkelijke eigenaar er weer bij gevonden worden. In Regionaal Archief Tilburg leerden de groep Japanners hoe wij ons fotomateriaal schoonmaken, conserveren, digitaliseren en beschrijven, veel met behulp van vrijwilligers.

De groep kwam op woensdag 25 april 2012 langs. Ans Holman, coördinator van de vrijwilligers legde uit wat onze vrijwilligers doen aan werkzaamheden. Specifieke kennis die nodig is voor hun werk, momenten om elkaar te ontmoeten, technische ondersteuning in de uitvoering van het werk, het waren allemaal onderwerpen waar kennis over werd gedeeld. Jim van Nieuwenhuijzen liet aan de hand van fotomateriaal en negatieven zien hoe wij materiaal binnenkrijgen en hoe het dan uiteindelijk, schoon, gedigitaliseerd, beschreven en zuurvrij verpakt terecht komt in de databank en in het depot. Chris Latumahina, behoudsmedewerker, leidde rond in de quarantaineruimte waar archiefmateriaal op schimmels wordt gecontroleerd, en waar Gerard Franken, één van onze vrijwilligers, archiefmateriaal aan het schoonmaken was. In de werkruimte van Chris lag divers archiefmateriaal (waaronder een charter). Ook daarbij werd het hele verhaal van conservering verduidelijkt. De interesse was groot, niet alleen voor foto´s, maar ook voor geschreven materiaal. En natuurlijk, ook dat wordt gevonden in de puinhopen van de tsunami. De gemeentearchieven van de plaatsen aan de kust zijn misschien ook opgeslokt door het verwoestende water.


In de vrijwilligerskamer zagen de Japanners de bezigheden voor het invoeren van gegevens uit onder andere de burgerlijke stand. Belangrijk bij ons vrijwilligerswerk is dat hier op lokatie gewerkt kan worden, maar dat velen ook vanuit huis werken. Bij werk hier in het archief hebben vrijwilligers de mogelijkheid van onderling overleg met elkaar en met de coödinator. Maar veel vrijwilligers werken ook gewoon thuis, digitaal, op basis van de gescande documenten.

Ook al was voor de Japanse groep de inhoud van de documenten vaak onduidelijk, het proces van omgaan met beschadigd materiaal oogstte veel interesse en positieve reacties. De aanpak voor vrijwilligerswerk Het bezoek van twee uur was eigenlijk nog te kort, er waren nog veel meer tips te geven, ervaringen uit te wisselen en kennis te delen. We hopen ontbrekende kennis via de mail alsnog aan te kunnen vullen.

Meer foto´s op Flickr
Foto's: Monika Vanhercke
 

De leesclub - samen relevante publicaties bespreken

Eind 2008 zijn we met een leesclub gestart. De hoeveelheid publicaties die relevant is voor ons als archiefdienst is behoorlijk groot. Door die informatiestroom onder een groep van vier leden te verdelen, vermindert dat de (individuele) leesdruk. Dat op zich is al een groot voordeel.
Daarnaast ben je als lezer verplicht een samenhangend verhaal te vertellen waarin de inhoud van de publicatie voor de andere leesclubleden duidelijk is.
Bovendien ontstaat er altijd discussie over de inhoud en dat levert winst op en kennis delen. Tenslotte komt de relevantie voor de eigen praktijk ook altijd ter sprake: wat hebben we er aan als Regionaal Archief Tilburg? Kunnen we het gebruiken?

We hebben nu twee bijeenkomsten gehad in 2009 en alle vier de deelnemers zijn dik tevreden over het resultaat en enthousiast over deze vorm van kennis delen.
Vandaag kwam de kwestie ter sprake: hoe delen we onze kennis nu met de rest van de collega's en eventueel andere geïnteresseerde archivarissen / informatieprofessionals.

Dit weblog kwam daarbij als winnaar uit de bus. De publicaties die we als nuttig bestempelen (ja, dat is soms een arbitraire keuze) zullen in korte samenvatting met eventueel een uitgebreidere inhoud in pdf een plaats krijgen in dit weblog.

We hopen vanzelfsprekend op feedback van collega's binnen en buiten onze organisatie!

plaatje